Le flex office, ou bureau flexible, s’est d’abord développé au Royaume-Uni avant d’arriver peu à peu dans l’Hexagone. Dans le contexte pandémique actuel, les modes de travail et les perspectives futures sont au cœur des réflexions des entreprises : la crise sanitaire nous rappelle à quel point nos habitudes peuvent être bousculées, parfois (trop) rapidement. Dans ce contexte encore incertain, le concept du flex office pourrait-il se démocratiser ? Quelques éléments de réponse.  

En quoi consiste le flex office ? 

Le flex office, également appelé desk sharing ou bureau flexible, est le fait de ne pas avoir de bureau attitré sur son lieu de travail. Cette nouvelle forme d’espace de travail revoit complètement le style d’aménagement classique, puisqu’aucun bureau physique n’est attribué aux collaborateurs. Ces derniers ont donc la possibilité de s’installer à un bureau différent chaque jour, devenant en quelque sorte des salariés mobiles et itinérants. Toutefois, adopter le flex office n’est possible qu’avec l’utilisation des outils digitaux, puisqu’il faut être équipé d’un smartphone ainsi que d’une tablette ou d’un ordinateur connecté. 

Outre les espaces de bureaux physiques, le flex office englobe également le télétravail, le travail chez les clients ou depuis l’étranger sur des durées variables : on parle alors de « collaborateur nomade ». De son côté, l’entreprise doit pouvoir fournir à ses équipes des conditions de travail optimales inhérentes au flex office à savoir un réseau wifi performant, un système de réservation de salles de réunion, un réseau social interne ou encore un logiciel de partage de fichiers. 

Quels sont les avantages et les inconvénients du flex office ? 

Le flex office serait synonyme de productivité. C’est en tout cas ce que souligne une enquête de Parella*, un cabinet de conseil en immobilier d’entreprise. Il indique que les entreprises ayant adopté le flex office ont observé un renforcement de l’agilité des salariés, une meilleure synergie entre les équipes et une communication plus fluide. Ce mode de travail prône une plus grande autonomie des collaborateurs, qui se sentiraient alors plus engagés au sein de l’entreprise. 

Le taux d’occupation d’un bureau étant en moyenne de 45 % (sans tenir compte du contexte actuel où le télétravail est prioritaire), le flex office serait donc un moyen d’optimiser les espaces de travail. Les surfaces inoccupées peuvent être transformées en espaces partagés comme des salles de repos ou des salles de sport, afin de créer du lien social entre les collaborateurs. 

Seulement, le flex office ne fait pas que des adeptes. Pour certains, la règle d’or du « premier arrivé, premier servi » n’est pas toujours encourageante. Selon une étude 2018 d’Opinion Way, 68 % des salariés interrogés sont contre le flex office. Dans les raisons invoquées, on trouve le fait que le flex office ne permet pas de s’approprier un espace défini en le personnalisant, qu’on a l’impression de ne pas avoir de poste de travail confortable, qu’il est difficile de s’isoler, que l’on perd le sentiment d’appartenance à l’entreprise. Adopter ce mode de fonctionnement au travail nécessite une bonne organisation de la part de l’entreprise, car elle doit disposer d’une excellente connexion wifi, d’outils collaboratifs efficaces, d’un confort à peu près identique pour tous les postes de travail, des espaces dédiés aux appels téléphoniques, des casiers individuels pour ses salariés.

Ce mode de travail et d’organisation séduit de plus en plus les entreprises, particulièrement dans le contexte actuel. En effet, adopter le flex office permet des réductions de coût substantielles lorsque les salariés alternent avec le télétravail. Les surfaces de bureaux peuvent être revus à la baisse en privilégiant la qualité à la quantité. Le flex office apparaît comme une solution pérenne pour répondre aux enjeux de demain à condition que cette nouvelle organisation soit toujours en adéquation avec le bien-être des salariés.

Enquête « Évolution des modes d’aménagement de bureaux et nouveaux modes de travail en 2019 » réalisée du 12/07 au 06/09/2019 auprès de 172 PME et entreprises de + de 500 salariés