En 2015, plus de 205 milliards d\u2019emails ont \u00e9t\u00e9 envoy\u00e9s et re\u00e7us chaque jour \u00e0 travers le monde, et aujourd\u2019hui, on estime a plus de 3,7 milliards le nombre de personnes poss\u00e9dant une adresse mail.<\/p>\n
Comme tout service web, le syst\u00e8me de messagerie \u00e9lectronique pr\u00e9sente de nombreux avantages mais aussi beaucoup d\u2019inconv\u00e9nients. Mais ces inconv\u00e9nients r\u00e9sultent en majeure partie dans la fa\u00e7on dont nous utilisons notre boite mail. La productivit\u00e9 peut baisser s\u00e9rieusement quand nous n\u2019utilisons pas correctement cet outil pourtant indispensable.<\/p>\n
Voici quelques automatismes \u00e0 mettre en place pour ne plus perdre de temps avec sa boite mail.<\/p>\n
Les entrepreneurs et patrons d\u2019entreprises ont souvent \u00e0 disposition plusieurs adresses mails. Si vous disposez d\u2019une adresse mail chez Yahoo, une chez Gmail et votre adresse personnelle sur Outlook, vous devriez en cl\u00f4turer certaines. Centraliser vos adresses mails aupr\u00e8s d\u2019un seul fournisseur vous permettra d\u2019avoir un acc\u00e8s beaucoup plus rapide \u00e0 tous vos emails. D\u2019autant plus qu\u2019avec un smartphone, vous recevez vos mails sur votre t\u00e9l\u00e9phone, et devoir\u00a0jongler constamment entre plusieurs fournisseurs pour ne rien rater est une simple perte de temps.<\/p>\n
Ce qui vous \u00e9loigne le plus de vos t\u00e2ches \u00e0 accomplir, ce sont ces emails justement. Un salari\u00e9 re\u00e7oit en moyenne plus de 120 emails par jours. Cela repr\u00e9sente une avalanche de distractions possibles et donc une baisse sensible dans la performance au travail.<\/p>\n
Et ce n\u2019est pas tout, \u00eatre distrait c\u2019est une chose, mais revenir \u00e0 la concentration s’av\u00e8re aussi un ph\u00e9nom\u00e8ne chronophage. Apparemment, il faudrait plus d\u2019une minute trente pour r\u00e9ussir \u00e0 se re-concentrer et se remettre \u00e0 son travail efficacement.<\/p>\n
Au lieu d\u2019\u00eatre constamment d\u00e9rang\u00e9 par les notifications qui s\u2019accumulent en haut \u00e0 droite de votre \u00e9cran, ou par ce bruit horripilant qui \u00e9mane de votre t\u00e9l\u00e9phone, une solution simple – planifiez une ou plusieurs plages horaires o\u00f9 vous traiterez tous vos emails d\u2019un seul coup. Vous pouvez \u00e9galement ajuster vos param\u00e8tres afin de vous informer des nouvelles activit\u00e9s de messagerie par heure et non plus par minute.<\/p>\n
Je m\u2019explique. Parfois il est tentant d\u2019envoyer un mail \u00e0 ses coll\u00e8gues au sujet d\u2019un th\u00e8me particulier et ainsi engager une conversation o\u00f9 chacun prend la parole et donne son avis – par mail. Cela devient vite ing\u00e9rable, on peut louper des informations importantes et les notifications vous d\u00e9rangeront en continu.<\/p>\n
Souvent, un coup de fil sera bien plus rapide, ou une r\u00e9union bien plus efficace pour \u00e9changer des id\u00e9es. C\u2019est un gain de temps, et c’est quand m\u00eame plus agr\u00e9able que de converser derri\u00e8re un \u00e9cran.<\/p>\n
Combien de fois avez-vous re\u00e7u des emails parce que vous \u00e9tiez dans la boucle en copie, mais ceux-ci ne vous concernaient pas vraiment ? C\u2019est aga\u00e7ant. Alors lorsque vous vous appr\u00eatez \u00e0 mettre en copie certaines personnes, assurez-vous que celles-ci ont r\u00e9ellement \u00ab\u00a0leur place\u00a0\u00bb dans cet email et que ces informations doivent imp\u00e9rativement leur parvenir.<\/p>\n
Lorsque l\u2019on re\u00e7oit un email, nous avons tendance \u00e0 vouloir y r\u00e9pondre le plus rapidement possible pour \u00eatre s\u00fbr de ne pas oublier de le faire. Seulement voil\u00e0, cela prend beaucoup de temps. Une technique consiste \u00e0 r\u00e9pondre rapidement \u00e0 certains emails, seulement si cela vous prendra moins de 2 minutes. L\u2019essentiel est de r\u00e9ussir \u00e0 hi\u00e9rarchiser l\u2019importance des emails re\u00e7us pour ne traiter que ce qui rel\u00e8ve de la plus haute importance. En agissant ainsi, vous gagnerez du temps.<\/p>\n
Une fois de plus, il s\u2019agit d\u2019automatiser certains comportements, tout est question de m\u00e9thodologie pour accroitre sa productivit\u00e9 et ne pas se sentir d\u00e9bord\u00e9 lorsque l\u2019on a une multitude d\u2019emails en retard, notamment le lundi ou apr\u00e8s des cong\u00e9s. En prenant de bonnes habitudes, vous devriez r\u00e9ussir \u00e0 mieux g\u00e9rer votre temps.<\/p>\n
N\u2019h\u00e9sitez pas \u00e0 nous faire parvenir en commentaires vos astuces pour gagner du temps dans la gestion de vos emails.<\/p>\n","protected":false},"excerpt":{"rendered":"
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