Office Manager (H/F)- Agence d’architecture internationale

À propos

Une agence d’architecture internationale recherche l’office manager qui viendra épauler les associés et l’assistante de direction au quotidien

Descriptif du poste

Les diverses missions seront réalisées en liaison avec les associés et la directrice administrative; elles incluront en particulier :

 Accueil : participer à l’accueil physique et téléphonique de l’agence en support de l’assistante polyvalente hôtesse d’accueil

 Courriers : accompagnement de l’hôtesse d’accueil dans la gestion et le suivi des courriers physiques et emails (boite générale) entrants et sortants

 Ressources humaines : assister le pôle ressources humaines sur le suivi des dossiers du personnel et les enregistrements sur les outils de gestion

 Stagiaires : gérer les candidatures des stagiaires avec l’associé responsable puis assurer le suivi des dossiers avec les écoles des stagiaires français et étrangers et auprès de la DIRECCTE pour les visas

 Méthode et qualité : assistance auprès de la responsable qualité pour la préparation des audits et le suivi administratif des équipes

 Services généraux : négocier avec les fournisseurs et veiller au fonctionnement et à la disponibilité des ressources matériels, fournitures et petits équipements en coordination avec l’assistante polyvalente hôtesse d’accueil

 Gestion Locaux et équipements : assister les responsables informatiques et responsables des locaux dans la maintenance au quotidien des outils de travail et des bâtiments

 Archivage : Assurer le classement, archivage et gestion des dossiers administratifs

 

Profil recherché

Formation bac+3 minimum

Expérience professionnelle de 5 ans minimum dont au moins 1 an dans le milieu BET ou bien dans un cabinet d’architecture

Qualités rédactionnelles et relationnelles

Sens de l’organisation, de la méthode et de l’initiative

Esprit d’équipe

Excellente maîtrise des logiciels Word, Excel, Powerpoint, Indesign et Outlook, et d’une façon générale aptitude à maîtriser les outils informatiques

Maîtrise de l’anglais (lu, parlé, écrit)

Le poste est à pourvoir dans les meilleurs délais.

Vous pouvez postuler directement en cliquant sur le bouton « je postule » ci-dessous ou en envoyant votre candidature par mail à l’adresse suivante : fsupport@archibat.com en précisant le numéro de l’annonce 114204

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