À propos
Cette grande agence d’architecture parisienne de 65 collaborateurs intervient sur des programmes diversifiés en France et à l’International: logements, hôpitaux, bureaux, complexes sportifs, hôtels de luxe.
Descriptif du poste
Archibat RH, recherche :
Un Assistant Administratif (H/F)
Nous cherchons un assistant(e) administratif(ve) polyvalent(e) pour occuper un poste à deux volets.
Votre temps sera partagé entre deux sites (75005 et 94) :
1/ Vous travaillerez sous la direction de la Directrice de Projet, en lien avec la Directrice Administrative et Financière (DAF), dans le cadre d’un grand projet public tertiaire nécessitant un suivi spécifique administratif et financier.
Vous travaillerez sur le plateau dédié au projet, situé en Ile de France (sud).
Vous assisterez la Directrice de Projet sur les sujets suivants :
- Constitution, gestion, suivi et mis à jour des dossiers administratifs du personnel et des sous-traitants pour transmission au client ;
- Assistance à la gestion contractuelle :
– Assurer la transmission des informations entre Directeur de Projet, la DAF et le cabinet de conseil
– Suivi des Fiches Modificatives et alerte à la DAF pour contractualisation
– Assurer le lien administratif et financier avec les membres du sous-groupement et nos sous-traitants (y compris cabinet de conseil)
– Travail de documentaliste : organisation, suivi et archivage des échanges mails / rapports /documents importants
– Formalisation et saisie des informations concernant le pilotage du projet (assistance aux réunions, comptes-rendus internes, rapport hebdomadaire…)
– Mise en page, rédaction, envoi de courriers, courriels, documents divers. - Assistance à la gestion financière :
– Saisie et mise à jour régulière des tableaux de suivi de gestion de l’affaire (dépenses, honoraires complémentaires, délais …)
– Préparation des données financières pour reporting mensuel par la DAF
– Suivi de la facturation mensuelle et communication des avancements à l’équipe administrative
– Saisie de données dans EDIFLEX.
2/ Vous travaillerez sous la direction du Directeur de développement et la DAF, au sein de l’équipe administrative, de l’agence parisienne (75005).
Vous assisterez sur les sujets suivants :
- L’établissement des dossiers pour appels d’offres sous la direction Directeur de développement :
– sollicitation de l’équipe constituée (co-traitants et sous-traitants) pour rassemblement des documents
– préparation et/ou rassemblement des documents administratifs à joindre
– préparation des documents graphiques et constitution des dossiers
– édition, envoi et suivi de la candidature. - Pour les candidatures retenues :
– compléter l’acte d’engagement du concours
– collecte et compilation des documents administratifs. - Assistance pour la saisie de données et tenue à jour de la base de données références projet (FileMaker) ;
- Assistance générale à la Gestionnaire Administrative et à la DAF ;
- Gestion planification entretiens annuels.
Profil recherché
Formation Bac+2 minimum, vous avez au minima 5 ans d’expérience professionnelle en agence.
Rigoureux(se), organisé(e), proactif(ve), consciencieux(se) vous avez un esprit synthétique, le sens des responsabilités, un excellent relationnel. Vous souhaitez intégrer une équipe où se côtoient le sérieux et la bonne humeur.
Vous savez faire preuve de discrétion, gérer les priorités et maintenir les délais.
Vous vous intéressez au secteur de l’architecture et de la construction et vous souhaitez vous investir et évoluer dans le projet d’agence dans son ensemble.
Poste à pourvoir immédiatement à temps plein en CDI à Paris 5 et dans le 94 (poste partagé entre deux sites).
Rémunération envisagée, selon profil : 35 à 45 k€ brut annuel.