L’email est l’outil de communication le plus utilisé en entreprise. Facile à manier, il permet de multiplier les communications avec différents interlocuteurs. Cependant pour qu’il soit efficace certaines bonnes pratiques doivent être respectées et certains écueils évités.

1. Limiter le nombre d’emails envoyés

Nous avons tous pu expérimenter ce sentiment de détresse face au nombre important d’emails nous attendant au retour des vacances. Un tri rapide et efficace nous permet de sélectionner les emails les plus importants. Il arrive toutefois que certaines informations nous échappent.

C’est pourquoi il faut savoir doser le nombre d’emails que l’on envoie, le nombre de destinataires et les informations qui y sont contenues. Pensez également à mettre un objet suffisamment précis pour que votre interlocuteur comprenne rapidement le sujet de votre courriel.

2. Maîtriser la forme des emails

Bien que votre interlocuteur ne soit pas en face de vous, il est nécessaire d’employer le bon ton. Un ton trop familier peut être mal perçu en entreprise.

De la même façon, être trop virulent peut être une tentation. Néanmoins, une réaction vive risque d’être mal comprise par votre collaborateur et pourrait vous porter préjudice à terme. Il est donc important de rester neutre et d’utiliser un vocabulaire mesuré.

Les abréviations et fautes d’orthographe ne sont bien sûr pas les bienvenues dans vos emails puisqu’elles décrédibilisent votre discours et obligent votre lecteur à réaliser un effort supplémentaire pour vous comprendre.

3. Les conversations et les AR de documents sont à éviter

Les emails « ping pong », surtout lorsque plusieurs destinataires participent, ne sont pas le moyen le plus efficace pour parvenir à une décision ou à un consensus. Souvent, une conversation est un outil bien plus performant pour aboutir à une conclusion et les échanges verbaux gagnent en pertinence et efficacité.

Enfin, il n’est pas rare de se perdre entre les différentes versions d’un document lorsque des corrections sont apportées individuellement par plusieurs personnes puis renvoyées plusieurs fois. L’utilisation d’un document partagé que l’on peut modifier simultanément semble plus judicieux.

En conclusion, l’email est un outil qui améliore la performance des collaborateurs lorsque celui-ci est utilisé à bon escient. Tout est une question de dosage et de qualité du message transmis à un nombre limité d’interlocuteurs avec le ton approprié…

 

Et vous, combien d’emails envoyez-vous par jour ? Utilisez vous les emails à bon escient ?