Bien que celles-ci soient indispensables au bon fonctionnement d’une entreprise, il y a certains points que l’on peut optimiser pour raccourcir les réunions et les rendre plus efficaces . Selon certaines études, les managers passeraient entre 1/4 et 3/4 de leurs journées en réunion.

Voici des pistes pour rendre vos réunions plus vivantes, et surtout pour éviter de perdre un temps souvent précieux.

1/ Invitez les bons participants

Lorsqu’il s’agit de traquer les tâches chronophages dans une entreprise, les réunions inutiles arrivent en tête de liste ! Souvent, certains collaborateurs assistent à des réunions où leur présence n’est pas indispensable. Une étude publiée dans le Harvard Business Review démontre que 300.000 heures chaque année sont consacrées à des réunions dans les grandes entreprises. La prochaine fois, assurez-vous d’avoir convié les bonnes personnes pour votre réunion. En faisant ainsi, vous montrerez que vous respectez le temps de travail de vos équipes. Et comme nous le savons tous, le temps c’est de l’argent, alors ne gaspillons pas celui-des autres.

2/ Comprenez les besoins

Pour comprendre les besoins de votre équipe, encore faut-il les connaitre un minimum. Mais partons du principe que vous les connaissez. Si vous êtes en mesure d’identifier ce qui serait utile à vos collaborateurs pour avancer plus rapidement sur tel ou tel projet, alors il s’avère tout à fait opportun de les convier à une prochaine réunion. Précisez en quoi le sujet de la réunion est important pour eux et quels bénéfices ils pourront tirer de ce moment d’échanges

3/ Evitez les tentations numériques

Affranchissez-vous de vos objets connectés le temps d’une réunion. Montrez l’exemple en éteignant votre téléphone portable ou simplement en le laissant de côté. Suggérez à l’ensemble des participants de faire de même. Vous récupérerez l’attention de chacun et vous n’aurez pas à répéter les directions prises. La réunion sera beaucoup plus dynamique (et plus courte) car elle mobilisera, sans parasitages, le plein potentiel de tous vos collaborateurs

4/ Incitez chacun à s’exprimer

Une réunion, c’est l’opposé d’une communication unilatérale, en principe. Vos collaborateurs ne sont pas là uniquement pour vous écouter. Si ce que vous avez à dire ne nécessite aucune interaction de la part de votre auditoire, alors contentez-vous d’un mail. Prenez le temps de laisser la parole à chacun, posez des questions pour vous assurer que tout le monde est sur la même ligne. Certains sont moins loquaces que d’autres car ils sont plus timides ou réservés. Ne voyez pas leur non-réaction comme un désintérêt, mais essayez de les interpeller pour qu’ils puissent eux aussi exprimer une opinion ou une remarque.

5/ Respectez l’heure

Si vous avez demandé à ce qu’une réunion débute à 16h et que vous arrivez avec 15 minutes de retard, vous pénaliserez tout le monde et vous risqueriez de passer pour quelqu’un de désorganisé voire irrespectueux. Si au contraire, votre réunion s’éternise, vous perdrez petit à petit l’attention de vos interlocuteurs et au final, vous perdrez du temps.

6/ Restez focus

Une fois que vous commencez une réunion, allez droit au but. Si vous êtes l’organisateur de cette réunion, vous êtes garant de son déroulé. Evitez que la réunion dévie du sujet initial. Soyez concis dans ce que vous devez aborder et allez à l’essentiel.

Des études menées par des ingénieurs du MIT ont prouvé que les réunions productives conclues par des décisions prises dans les 15 minutes étaient aussi efficaces que celles qui trainaient en longueur. Au fur et à mesure de la réunion, les participants comprendront qu’il s’agit là d’être clair, précis et rapide. Ainsi, ils seront beaucoup plus concentrés sur les objectifs à atteindre.

7/ Enregistrez-vous

Parfois, nous ne nous rendons pas compte de la manière dont nous nous exprimons en public, en particulier lors de réunions. Enregistrez-vous et/ou filmez-vous.

Vous pourrez ainsi voir ce qui fonctionne, ce qui ne fonctionne pas et surtout, vous aurez une trace des échanges qui pourront être re-visionnés par vos équipes si celles-ci en ont besoin.

Avec un peu d’organisation et de discipline, les réunions peuvent devenir plus efficaces et moins chronophages. Elles sont toujours bénéfiques car rien ne remplace les échanges de visu quand on travaille en équipe, surtout quand les contacts se font majoritairement par écrans interposés.