À propos
Notre client est une agence d’architecture située à Neuilly sur Seine. L’équipe est composée de 9 personnes dont 2 associés et travaille principalement sur des opérations de logements à Paris et en Ile de France.
Descriptif du poste
Archibat RH recherche :
Un.e Assistant.e d’Agence
Vos missions :
Gestion administrative de l’agence
– Accueillir les visiteurs, identifier leur demande et les orienter.
– Gérer le standard téléphonique, le répondeur et redirection des appels.
– Gérer la boîte mail de l’agence et redirection.
– Orienter les demandes vers le bon interlocuteur.
– Rédiger des documents professionnels (courriers, notes, courriels…).
– Réceptionner, enregistrer le courrier.
– Assurer la conservation et l’archivage des documents de travail.
– Gérer les approvisionnements de fournitures de bureau.
– Relecture de dossiers pour orthographe, syntaxe, mise en forme.
– Suivre la gestion du personnel (sécurité sociale, mutuelle, congés, contrat, courrier), compétences RH – sociale, planning, visite médicale…).
Secrétariat technique du projet architectural
– Constituer les dossiers de candidature d’appels d’offres.
– Mettre en forme et transmettre les dossiers de candidature dématérialisés.
– Collecter les pièces nécessaires au dossier de consultation des entreprises.
– Organiser la réception des offres des entreprises.
– Préparer la notification de la décision du maître d’ouvrage aux entreprises candidates.
– Recueillir les assurances décennales et autres documents des entreprises retenues.
– Gérer, suivre et archiver les dossiers marchés.
– Établir les certificats de paiement des entreprises.
– Traiter et suivre les réclamations.
– Gérer les ordres de service : rédaction, transmission, suivi et acceptation.
– Mettre à jour les différents tableaux relatifs au OS, sous-traitants, situations.
– Gérer les demandes de sous-traitance et mettre à jour les différents tableaux relatifs au OS, sous-traitants, situations.
– Faire la déclaration annuelle de la MAF, ainsi que les déclarations AMI au fur et à mesure.
Comptabilité client
– Gérer la facturation.
– Gérer le suivi et la relance des comptes clients.
Profil recherché
Sens du travail en équipe, de l’accueil, rigueur et beaucoup d’autonomie.
Maîtrise du vocabulaire professionnel inhérent aux activités de l’agence d’architecture mais aussi montrer de la curiosité face aux projets, aux nouvelles réglementations. Connaissance des procédures des marchés publics et privés.
Expérience souhaitée en agence d’architecture, ou en ingénierie du bâtiment.
Maîtrise du Pack Office, notions suite Adobe.
Poste à pourvoir immédiatement en CDD ou CDI selon profil, 4/5ème (du lundi au jeudi), salaire selon expérience.
Merci de postuler directement sur le site.