À propos
Cette agence d’urbanisme et d’architecture est une plateforme de compétences constituée d’une équipe pluridisciplinaire (architectes, urbanistes, paysagistes, artistes etc.). D’origine belge, mais située à Paris, l’agence développe une approche originale d’intervention sur la ville et les territoires, sur le bâti et l’espace ouvert. Elle pilote des projets de grande complexité architecturale, urbaine et territoriale à différentes échelles.
Descriptif du poste
Pour rejoindre cet environnement de travail dynamique, ArchiBat RH recherche :
– Un Assistant Administratif (H/F)
En lien direct avec l’architecte dirigeant, vous assurez l’administration de cette agence à taille humaine (15 personnes), composée d’une équipe de jeunes architectes et urbanistes.
Vos missions :
Administration et facturation
• Suivi du plan à moyen et long terme financier (PMT) de l’agence sur la base des engagements contractuels en cours,
• Suivi de la facturation avec chacun des chefs de projets,
• Établissement des notes d’honoraires accompagnées des tableaux de répartition entre cotraitants,
• Dépôts des factures sur la plateforme CHORUS et validation des factures des cotraitants,
• Préparation des pièces comptables pour transmission au comptable chaque mois,
• Suivi des congés (sur OOTI), absences et récupérations des salariés, envoi des données au gestionnaire de fiche de paye en fin de mois,
• Gestion des notes de frais (sur OOTI)
Les logiciels et plateformes utilisés sont : word, excel, outlook, OOTI et chorus et une solution de gestion de trésorerie type pennylane
Secrétariat
• Accueil des visiteurs et standard téléphonique,
• Réception et diffusion en interne du courrier, traitement du courrier départ, classement et archivage,
• Rédaction de courriers,
• Gestion des fournitures d’agence (commandes / suivi du stocks)
• Organisation des déplacements (réservation train, avion, voiture, hébergement si besoin…),
Profil recherché
Une experience similaire d’assistant administratif dans une agence d’architecture est nécessaire pour ce poste où vous disposez d’une grande autonomie.
Ce poste requiert une personne rigoureuse, organisée et autonome, capable de gérer plusieurs tâches simultanément tout en respectant les délais. Un bon sens des priorités, de la discrétion et de la confidentialité est indispensable.
Poste basé à Paris, en CDI, temps plein sur 35 heures.
Merci de postuler directement sur notre site en joignant votre CV (ref 1076068)
Votre candidature est confidentielle. Aucun CV ne sera envoyé sans votre accord.