C’est l’une des préoccupations majeures des entreprises, la productivité de leurs collaborateurs mais aussi leur bien-être, les deux étant souvent intimement liés. Certains sont même enclins à proposer des semaines de 4 jours, au lieu de 5, pour réduire le stress, et permettre ainsi un meilleur équilibre entre vie privée et vie professionnelle.

Cependant, tous les employeurs ne proposent pas ce type d’aménagement, ce qui signifie que vous pouvez mettre en place vous-même des petites routines pour accroître votre productivité, gagner du temps et éviter le débordement.

Bien évaluer son temps

Lorsque vous travaillez sur un projet, chronométrez-vous dans un premier temps. Vous aurez ensuite une base/référence qui vous servira d’étalonnage. Le temps obtenu vous permettra ainsi de fixer un compte à rebours pour les prochains projets. Il existe tellement de sollicitations qui détournent notre attention, entre les réseaux sociaux, notre smartphone, les chaines d’informations, internet en général… qu’il devient très compliqué de se concentrer sur une longue durée. Ce compte à rebours bien en évidence sur votre bureau vous forcera à réaliser vos différentes tâches dans les temps. Vous pouvez coupler cette initiative avec l’utilisation des applications dédiées à la concentration.

Se mettre en mode « Ne pas déranger »

Tous les smartphones ont cette fonctionnalité. À l’origine créée pour ne pas perturber le sommeil, cette fonction pourra vous aider dans vos journées de travail. Le téléphone est la première source de distraction en entreprise, si vous prenez le temps de le mettre en silencieux et de couper toute alerte visuelle, normalement vous devriez  travailler plus rapidement et surtout plus efficacement. Lorsque l’on doit avancer sur un projet qui demande une concentration soutenue, il vaut mieux éviter d’être coupé toutes les 10 minutes par une alerte. En effet, les délais de latence, qui correspondent au temps que met le cerveau à se reconnecter, s’accumulent et vous aurez perdu beaucoup plus de temps que vous ne pouvez imaginer.

S’accorder des pauses régulières

Si vous ne vous offrez pas de pauses, la qualité de votre travail chutera. Sachez fractionner votre journée en plusieurs morceaux. Ainsi, vous aurez davantage de visibilité et vous pourrez également profiter de vos temps « off ». La technique Pomodoro est un bon moyen pour être performant et mieux gérer son temps. Celle-ci consiste à se donner des tâches de 25 minutes précisément (qui correspond au temps où notre cerveau peut être concentré au maximum) et lorsque ces 25 minutes sont terminées, s’accorder une courte pause de 5 minutes.

Répétez le processus 4 fois. À l’issu de la 4ème tâche exécutée, accordez-vous une pause plus longue de 15 à 20 minutes. Puis recommencez autant de fois que nécessaire pour venir à bout du travail que vous aviez listé en début de journée. Avec cette technique, la gratification psychologique provient, non plus de ce que l’on a produit ou appris, mais du respect des temps de concentration ou du nombre de tâches accomplies dans la journée.

Accepter l’aide des autres

Lorsque l’on est super productif, on se laisse souvent avoir en acceptant trop de travail par rapport à ce que l’on est en mesure de produire. C’est comme cela que le burnout arrive. Il s’avère indispensable de faire confiance aux membres de son équipe et à leur contribution au lieu de vouloir tout maîtriser et tout contrôler. Dépenser de l’énergie et de l’attention sur de minuscules détails est usant et chronophage. C’est parfois difficile de déléguer car le travail n’est pas fait comme on l’entend, mais sachez qu’il n’y a pas une seule et unique manière d’accomplir quelque chose. Si vous repassez en détail le travail que vous avez délégué, alors vous entrez dans ce que l’on appelle le micro-management, et cela n’est bénéfique ni pour vous, ni pour vos collaborateurs. Sachez faire confiance aux autres.

Se concentrer sur l’essentiel

Parfois, les tâches elles-mêmes peuvent devenir des distractions. Assurez-vous que vous êtes concentré sur les points essentiels à traiter et que vous ne perdez pas de temps sur les parties les plus plaisantes, mais moins urgentes, du projet. Établissez un ordre de priorité des tâches en les hiérarchisant de la plus importante à la moins importante. Ne reculez pas le moment de vous mettre sur la partie la plus complexe de votre projet. Une fois que vous avez terminé les tâches les plus cruciales ou les moins gratifiantes, vous pouvez alors vous mettre sur le travail secondaire sans culpabilité.

Forcer l’optimisme

Une expression anglo-saxonne dit : «  Fake it, until you make it » En d’autres termes, faites semblant jusqu’à ce que vous y arriviez vraiment. Et vraisemblablement, ce cliché serait une vérité scientifique. Conditionner son esprit avec cet élan d’optimisme pour se convaincre que l’on va réussir, que l’on pourra le faire, alors même que l’on n’en était pas convaincu au départ, pourra booster le niveau de confiance en soi et rendra les tâches plus faciles à effectuer. C’est ce qui s’appelle avoir un « mental de gagnant ». Si vous partez sur une mission en étant convaincu que celle-ci sera un échec, alors elle le sera.

Repérer ses « meilleures » heures

Votre productivité s’accroit lorsque vos « meilleures heures » sont consacrées aux tâches les plus exigeantes. Pour cela il faut se connaitre un minimum, certains sont plus du matin, d’autres du soir. Une fois de plus, il vous faut établir une liste de vos tâches, de la plus ardue à la plus gratifiante, et les répartir dans la journée selon vos propres pics de productivité que vous devez connaitre. C’est en cela que réside la productivité, savoir optimiser chaque moment de sa journée pour arriver à un travail efficace et qualitatif.