À propos

Ce bureau d’architecture travaille avec des maîtres d’ouvrages publics et privés. Le bureau conçoit et construit des projets de logements et d’équipements dans toute la France et cherche à développer son activité à l’international.

Descriptif du poste

Afin de venir assurer les missions de gestion et organisation du bureau, archibat RH recherche : Responsable Administratif (H/F)

Vous aurez pour missions: 

ORGANISATION BUREAU

 Accueil

 Gestion des ressources matérielles : achats courants, veille approvisionnement fournitures

 Maintenance matériel et tenue de l’agence (équipement cuisine, pharmacie, extincteurs, entretien)

 Suivi de la maintenance informatique et téléphonique effectuée par prestataire extérieur

 Gestion des contrats de location, d’abonnements et de maintenance des équipements

 Suivi des contrats d’assurances des locaux et matériels

 Rangement et archivage, y compris archivage maquettes

Secrétariat de l’agence

 Traitement du courrier

 Traitement des appels téléphoniques, prise de message et transfert aux personnes concernées

 Traitement des mails

 Saisie et mise en page de tout document dans le respect de la charte graphique

 Gestion du répertoire (clients, partenaires, fournisseurs, école)

 Participation aux réunions plénières d’organisation et rédaction du compte-rendu

 Mise à jour du planning de l’agence

 Suivi et analyse des heures productives par affaires

 Mise à jour du livret méthodologique du bureau

Secrétariat des gérants

 Transmission des messages téléphoniques et mails

 Gestion des dossiers administratifs (Ordre des architectes, organismes cotisations, mutuelle, etc.)

 Achat de billets, confirmation ou annulation de rendez-vous

 Suivi des abonnements, cartes voyageur, etc.

 

GESTION ADMINISTRATIVE

Contrats de maîtrise d’oeuvre

 Assistance à la négociation des contrats par les gérants (enregistrement des dossiers, suivi des

échanges, préparation des réunions, transmission avocat, vérification avant signature …)

 Suivi de l’évolution de l’opération avec le chef de projet (lancement des phases, modifications)

 Suivi de l’établissement des avenants en conséquence

 Gestion de fin des contrats et/ou des garanties d’achèvement

 Suivi des contrats des cotraitants et sous-traitants

 Enregistrement des notes d’honoraires des cotraitants et sous-traitants, visa et transmission

 Mise à jour des tableaux d’honoraires

 Assistance aux chefs de projets pour le suivi juridique des contrats : Suivi des agréments et assurances sous-traitants et cotraitants, contentieux clients/sous-traitants et cotraitants

 Déclaration annuelle des différentes assurances professionnelles civiles et décennales

 Suivi des sinistres : enregistrement et classement des pièces reçues (convocations, rapports, décisions), préparation des pièces demandées, synthèse et transmission aux gérants, gestion des procédures Dommage-Ouvrage avec un chef de projet, suivi des procédures contentieuses

 

Gestion du personnel

 Enregistrement des candidatures reçues (emplois et stages)

 Convocations à entretien sur demande des gérants

 Transmission des informations pour établissement des contrats et des fins de contrat

 Préparation des avenants et renouvellements des contrats

 Déclaration personnel à l’embauche (DUE / DPAE)

 Suivi et mise à jour du dossier administratif de chaque salarié

 Suivi des visites médicales (embauche, annuelle, retour maladie)

 Gestion des adhésions à la mutuelle

 Planification des congés et RTT

 Transmission des éléments de paies (transport, congés, absences)

 Préparation des entretiens annuels des salariés,

 Planning des formations, y compris budget prévisionnel et prise en charge

 Mise à jour du planning des stages et transmission

 Gestion des conventions de stage

 Etablissement des documents de fin de stage

 Etablissements des conventions de collaborateurs libéraux

 

TRESORERIE

Trésorerie courante

 Vérification et enregistrement des factures prestataires et fournisseurs

 Vérification et enregistrement des notes de frais gérants et salariés

 Mise à jour du tableau de trésorerie

 Réalisation des paiements (prestataires, fournisseurs, paies, notes de frais) : préparation des virements à validation des gérants ; le cas échéant préparation des chèques à la signature des gérants

 Mise en place et suivi des prélèvements automatiques

 Rapprochements de banques

 Suivi des relations bancaires

 Transmission mensuelle des éléments comptables

Comptabilité clients

 Enregistrement et déclenchement des NH base contrat

 Etablissement des NH + révision

 Etablissement des factures et remboursement des frais

 Cession bancaire des NH pour avance de trésorerie

 Suivi des règlements clients

 Classement dématérialisé

Budget prévisionnel

 Mise à jour du carnet de commande

 Synthèse tableau de trésorerie/ carnet de commande : budget prévisionnel sur l’exercice en cours

 Analyse et transmission aux gérants du budget prévisionnel mensuel

 Situations trimestrielles

 

APPELS A CANDIDATURES

 Mise à jour des documents administratifs annuels / trimestriels / mensuels,

 Mise à jour des documents de présentation (liste des projets, book par projet, présentation bureau, CV gérants et salariés, liste des prix, etc.),

 Constitution des dossiers d’appels d’offres : montage de l’équipe, synthèse des pièces nécessaires, coordination et/ou production des pièces internes, réception des pièces externes, compilation des pièces, dépôt dématérialisé.

 Veille de la qualité et de la cohérence de présentation de documents

 Coordination ponctuelle avec le prestataire en charge de la communication (échanges informations pour mise à jour des documents par ex.)

Création et suivi des comptes sur les plateformes clients, y compris suivi des mots de passe.

Profil recherché

Vous êtes diplômé.e d’un Bac +2,3,5 etc…  Vous maitrisez la gestion administrative et financière d’une structure et notamment d’une agence d’architecture et/ou autre structure en lien avec le bâtiment et/ou la construction. 

Le poste est à pourvoir à temps plein

Poste basé dans le 11ème arrondissement de Paris. 

Vous pouvez postuler sur notre site ou en adressant votre candidature par email à : fsupport@archibat.com en précisant la référence de l’annonce 281162. 

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