À propos

La Compagnie du Paysage, recherche : Assistante de Direction (H/F)

Descriptif du poste

Vous interviendrez dans tous les domaines de la gestion de l’agence, ainsi que dans son développement, en assurant les tâches suivantes :

1. Gestion des appels d’offres/candidatures
• Veille, recherche et sélection des appels à candidatures/offres
• Recherche et constitution des équipes
• Elaboration des dossiers de réponse en collaboration avec l’équipe (note de présentation, méthodologie, organigramme, références, …)
• Relecture et corrections des supports écrits (notice, proposition, etc.)
• Suivi des dossiers des partenaires
• Mises à jour des documents administratifs
• Dépôt dématérialisé des dossiers
• Suivi et relance

2. Accueil et secrétariat
• Accueil téléphonique et physique (réception, orientation, café, etc.)
• Tri et suivi du courrier
• Classement et archivage des documents
• Suivi et classement de 4 boites mails
• Suivi et mise à jour du planning de l’agence
• Gestion des agendas et organisation des déplacements
• Suivi et mise à jour de la base de contacts
• Rédaction et mise en forme des courriers, notes et compte rendu de réunion

3. Gestion administrative
• Suivi administratif et financier des marchés de maitrise d’œuvre (contrats, honoraires, avenants, situation, …)
• Gestion du personnel : transmission des informations au comptable en vue de la préparation des contrats de travail et bulletins de salaires, suivi des congés et des visites médicales, vérification des notes de frais, traitement des candidatures spontanées et demande de stage.
• Gestion de tous les dossiers administratifs (URSSAF, assurances, etc.) avec le cabinet comptable
• Veille au bon fonctionnement des équipements et à l’état des stocks
• Suivi des contrats fournisseurs
• Réalisation de la déclaration d’activités annuelles auprès de l’assureur

4. Gestion comptable
• Facturation (en grande partie sur CHORUS PRO), suivi des paiements et relances
• Relation et assistance au cabinet de comptabilité
• Suivi analytique par affaire (heures, frais, déplacements, …)
• Vérification et suivi des factures fournisseurs
• Vérification et suivi des factures partenaires (marchés publics)

5. Communication
• Suivi et mise à jour des documents de communication de l’agence (présentation, book, tableau de références, …)
• Rédaction des actualités web
• Réalisation de fiches de références spécifiques

Profil recherché

• Ouvert(e) à la communication et aux échanges
• Excellente expression et aisance rédactionnelle
• Discrétion et confidentialité
• Rigueur et organisation
• Ponctualité
• Intérêt marqué pour le milieu de l’architecture et du paysage.

Niveau d’expérience : minimum 3 à 5 années dans la fonction d’assistanat
Logiciels : Parfaite maitrise du pack Office (Outlook, Word, Excel, Power Point), bonnes connaissances d’InDesign et des systèmes de visioconférence
Langues : la pratique de l’anglais serait un plus
Type de contrat : CDD puis CDI

Pour postulez cliquer sur je postule ou Envoyer CV et lettre de motivation à candidature@compagniedupaysage.fr

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