À propos

Avec une équipe de 50 personnes, architectes, architectes d’intérieurs et designers, cette agence de design et d’architecture d’intérieur crée des espaces exceptionnels et emplis de justesse, qui s’attachent à transcrire des atmosphères, à créer des émotions :  hotels, bureaux, magasins de luxe, paquebots, résidences privées…

Une des valeurs fondamentales de ce studio est de se réinventer à chaque projet en travaillant sur un concept global en mettant en interaction l’architecture et le design. 
Les projets sont situés dans le monde entier, et sont gagnés sur concours ou par commande privée directement.

Descriptif du poste

Pour participer à la structuration et au développement de l’agence, Archibat RH recherche un.e :

Assistant. Gestion / Contrats – Bilingue Anglais 

Sous l’autorité de la Direction et de la Secrétaire Générale, la personne en charge de ce poste aura pour missions opérationnelles et principales : la gestion des demandes entrantes des prospects et futurs clients, la contractualisation des projets, les négociations contractuelles ainsi que le suivi administratif, juridique et financier des projets. 

Elle sera intégrée à l’équipe administrative de la société et assistera la Secrétaire Générale et la Direction dans les tâches quotidiennes relatives à ces aspects gestion/juridiques/contractuels et sera notamment en charge des missions suivantes : 

Gestion et contractualisation des demandes entrantes : 

– Gestion des demandes entrantes des prospects et/ou futurs clients : les identifier/analyser, préparer les books, documents de réponse, planifier les actions à réaliser 

– Effectuer les recherches nécessaires sur les clients et le contexte 

– Création des dossiers et mise à jour des tableaux de bord correspondants 

– Présentation des dossiers en réunions de direction 

– Rédaction des propositions, contrats, avenants et tout document contractuel 

– Echanges avec la Direction, les clients, les partenaires et les directeurs et chefs de projet 

– Participation aux négociations contractuelles et financières avec les clients 

Suivis administratifs, juridiques et financiers des projets : 

– Audit financier de la rentabilité des projets de l’agence 

– Suivi des temps passés et gestion financière et juridique des projets sur l’ERP avec les directeurs et chefs de projet 

– Négociation et rédaction des propositions complémentaires 

– Enregistrement et ajustement sur l’ERP des temps à passer en fonction des honoraires convenus 

– Participation à la constitution des équipes projets 

– Négociation et contractualisation de tous les évènements susceptibles d’intervenir sur les projets 

– Communication si besoin des informations aux différents services de l’agence (communication, finances etc) 

– Connaissance et application contractuelle des aspects juridiques en propriété artistique et intellectuelle et droit des marques/brevets 

– Participation au règlement des éventuels litiges relatifs aux contrats et projets 

Divers : 

– Actualisation des bases de données 

– Veille sectorielle 

– Contribution au bon déroulement du quotidien de l’agence et du service administratif 

– Force de proposition et participation active aux événements internes. 

Profil recherché

Autonome, organisé/e, rigoureux/se, méthodique, dynamique, vous devrez à la fois : 

Hard skills 

– Avoir une formation supérieure Bac +4 / Bac +5 en Business International/Gestion/Droit 

– Avoir de solides connaissances en droit (droit des affaires, des contrats, de la Propriété Littéraire et Artistique…) et aimer la négociation contractuelle 

– Savoir gérer : les priorités, les urgences, la coordination des échanges entre les différents interlocuteurs externes (clients, partenaires, prestataires, etc.) et internes (designers, architectes d’intérieurs, etc.) 

– Avoir une parfaite maîtrise du pack Microsoft Office, une bonne connaissance d’Indesign est un plus 

Soft skills 

– Posséder une bonne culture générale et une sensibilité sincère aux mondes des arts, du design d’objets, de l’architecture et de l’architecture d’intérieure 

– Avoir de solides capacités organisationnelles et rédactionnelles

– Être force de proposition, un fort esprit d’initiative, le souci du reporting et de la communication interne

– Avoir une aisance relationnelle, une excellente présentation, des qualités d’adaptation et un vrai esprit d’équipe. 

LANGUES : 

Excellent niveau de français et vraie appétence pour le rédactionnel 

Bilingue anglais 

DATE DE PRISE DE FONCTION : 

Immédiatement 

Poste à pourvoir dès que possible sur Paris en CDD en vue d’un CDI.

Vous pouvez postuler sur notre site, ou en adressant votre candidature par email à: fsupport@archibat.com 

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