Chargé Administration et Finances (H/F) – Architecture – Montpellier

ArchiBat RH recherche à Montpellier :

Chargé Administration et Finances (H/F)

Dans le cadre d’un remplacement, notre client recherche une personne pour prendre en charge la gestion administrative et financière de l’agence auprès du dirigeant.

Direction

• Superviser les services administratifs et comptables,
• Préparation des dossiers appel d’offre, concours d’Architecture pour le volet financier,
• Gérer l’ensemble des domaines juridiques, assurer la veille et le conseil, veiller au respect des procédures, des règles et des normes dans la gestion des contrats et contentieux, 
• Anticiper et assure les besoins en personnel de l’entreprise (définition de postes, recrutement, rédaction des contrats…),
• Définir, mettre en œuvre et contrôler le bon suivi de la politique en matière d’achat de l’entreprise (négocier avec les fournisseurs et les prestataires…).

Secrétariat

• Accueil physique et téléphonique ciblé, interface/filtrage téléphonique, transmission des informations, (une assistante technique assurant le standard général),
• Gestion de l’agenda et planning, organisation des réunions, prise de note et rédaction du compte rendu, organisation des déplacements;
• Gestion et suivi des divers dossiers (notamment appel d’offre et concours)
• Correspondances diverses, suivi et traitement du courrier commandes, facturation fournisseurs, contractuels et assuranciels, (maitrise de CHORUS PRO)

Gestion de la facturation et comptabilité et relation clients

• Intégration des données de l’affaire, contrats, honoraires, cotraitants etc…dans le logiciel OOTI
• Etablir les facturations sur l’application OOTI (Intégration des données de l’affaire, contrats, honoraires, cotraitants, etc.) et dépôt dématérialisé sur les plateformes (CHORUS etc.)
• Relation clients, suivi des encaissements des factures et relances des impayés
• Mise en place, animation et suivi des réunions de facturation avec les équipes projets
• Suivi des révisions des marchés et actualisation des honoraires
• Concevoir, établir et actualiser les tableaux de bord financiers de la société
• Être pro-actif (alerter et adapter la facturation) en cas de décalage entre le prévisionnel contractuel et l’état d’avancement des dossiers
• Gestion de la TVA avec le cabinet d’expert-comptable
• Préparation des dossiers du personnel (contrats, paies du personnel, DUE, déclarations des accidents du travail, gestion des congés payés, etc. …) en relation avec l’expert-comptable
• Etablir les déclarations annuelles MAF
• Préparer les éléments comptables pour le bilan annuel en avec l’expert-comptable