About
Cette agence d’architecture, architecture d’intérieure et design, en forte croissance, travaille sur des projets divers pour des commandes publiques et privées. Fondée en 2006, elle compte aujourd’hui quatre-vingts collaborateurs qui travaillent conjointement à l’élaboration de projets variés par leur programme et leur échelle : architecture, urbanisme, architecture d’intérieur et design spécifique. Dans cette volonté de croisement des disciplines et des champs de réflexion, l’agence participe également à la diffusion de l’art contemporain grâce à son Fonds de Dotation dédié.
Job description
Afin d’accompagner le développement de l’activité de cette agence, ARCHIBAT RH, recherche :
Un.e Assistant.e Administratif.ve / Gestion / Juridique
Le candidat interviendra sur la gestion des projets en lien avec la Responsable Administrative des Affaires et les directeurs de projet.
Sous la direction de la Responsable administrative des affaires, vos principales tâches seront les suivantes :
Administration des affaires :
•Accompagnement quotidien dans la gestion administrative des projets d’architecture et architecture intérieure ;
• Rédaction des lettres de mission et propositions d’honoraires ;
• Mise à jour et suivi des tableaux de bords (CA prévisionnels, facturations etc.) ;
• Saisie des notes d’honoraires, suivi des paiements / relances ; Interfaces avec le cabinet d’expertise comptable ;
• Gestion du courrier (envoi / réception / classement) ; Archivages/ classement / scan des contrats ;
• Suivi des expertises en cours / contentieux et précontentieux en cas de litige ;
• Pré-déclaration d’assurance des projets auprès de la MAF, suivi des dossiers Grands Chantiers.
Gestion des cotraitants, sous-traitants et autres partenaires :
• Liaisons et échanges avec les différents partenaires ;
• Rédaction, envoi et suivi des propositions de convention de sous-traitance ;
• Réception et vérification des documents administratifs obligatoires (tous les 3 mois) ;
• Vérification des factures en accord avec les missions validées pour mise en paiement ;
Mise à jour de l’outil ERP FITNET (formation interne prévue) :
• Saisie et mise à jour des données administratives sur l’outil ;
• Suivi des temps passés et report des affectations des collaborateurs sur les affaires ;
Appels d’offres marchés publics :
•Veille et sélection des appels d’offres ;
• Prise de contact avec les différents partenaires, montage des équipes ;
• Constitution des dossiers administratifs ;
• Mise en forme et transmission des dossiers de candidature.
Required profile
Formation : Minimum Bac +2 en gestion/ administration ou assistant juridique.
Vous disposez d’une expérience similaire dans une agence d’architecture ou en bureau d’études.
Très bonne maîtrise du Pack Office, à l’aise avec Excel.
La maîtrise de l’anglais est un plus.
Poste à pourvoir en CDD de 12 mois (possibilité d’évolution en CDI), rémunération selon expérience.
Vous pouvez postuler à cette offre de préférence directement sur notre site ou bien en transmettant votre candidature sur l’adresse email: fsupport@archibat.com