About
Notre client est une agence d’architecture, composée de deux associés, qui réunit une équipe d’environ 10 personnes. Elle développe des projets en neuf comme en réhabilitation, avec une forte expertise en immobilier d’entreprise, notamment en tertiaire et en transformation de bureaux. Elle intervient également sur des programmes liés à l’habitat, au commerce, à l’industrie ou encore au luxe. L’agence défend une approche de l’architecture comme levier de transformation, de valorisation et de réversibilité des actifs immobiliers offrant ainsi une grande agilité aux investisseurs. Elle porte une culture d’exigence, d’efficacité et de collaboration, avec une maîtrise avancée des outils numériques et une organisation multi-sites.
Job description
Dans le cadre de la croissance de l’agence, pour renforcer son organisation interne et accompagner la production, la coordination et la montée en puissance de la structure, ArchiBat RH recherche :
– Un Office Manager / Assistant de direction (H/F)
Véritable pivot de l’agence, vous jouez un rôle central dans la fluidité du fonctionnement quotidien. Vous sécurisez l’administratif, structurez les process internes et permettez aux équipes de conception de se concentrer pleinement sur les projets.
Office management et Administration :
- gestion des fournitures, prestataires, déplacements et besoins logistiques
- organisation interne et soutien au bon fonctionnement des équipes
- suivi et amélioration continue des process
- mise en place d’outils, de checklists et de templates pour le bon fonctionnement de l’agence
Support de direction :
- gestion des agendas
- organisation des réunions
- rédaction et suivi des comptes-rendus
- préparation de courriers, dossiers et présentations.
Gestion administrative et financière des projets (MOE/AMO) :
- préparation et suivi des conventions, OS, plannings et tableaux de bord
- suivi administratif des pièces : marchés, attestations, DOE
- suivi financier des projets : budgets, engagements, reste-à-faire, actualisation des tableaux de pilotage (en lien avec la direction et les chefs de projet)
- préparation des devis, contrats, avenants et bons de commande : mise en forme, vérifications, envoi et suivi des signatures
Facturation et coordination comptable :
- préparation de la facturation et suivi des relances
- tableaux de trésorerie (en lien avec la direction et l’expert comptable)
- classement, archivage et préparation des éléments administratifs récurrents
Required profile
- expérience en office management et/ou assistanat de direction dans un environnement structuré et exigeant
- une expérience en agence d’architecture, dans le BTP ou dans l’immobilier serait particulièrement appréciée
- excellente maîtrise des outils bureautiques et numériques ;
- aisance avec la gestion documentaire, les tableaux de suivi et les outils de pilotage
- très bonne qualité rédactionnelle en français ;
- anglais professionnel apprécié
- grande rigueur
- sens de l’organisation et de la confidentialité
- capacité à prioriser et à gérer plusieurs sujets en parallèle
- esprit pratique, fiabilité et goût pour les environnements dynamiques.
Poste en CDI basé à Paris – Temps plein ou 4/5e
Merci de postuler directement sur notre site (réf 1014316) en joignant votre CV .