About
Notre client est une agence d’architecture et d’urbanisme qui réunit une équipe pluridisciplinaire d’une vingtaine d’architectes, urbanistes, géographes, paysagistes et graphistes. L’agence développe ses projets dans une approche pluridisciplinaire, exigeante et engagée, alliant réflexion urbaine, conception architecturale et mise en valeur des territoires.
Job description
A la suite d’un départ à la retraite au sein de l’agence, ArchiBat RH recherche :
– Un Assistant de Direction (H/F)
Rattaché à la direction, vous assurez un rôle central dans le bon fonctionnement administratif et organisationnel de l’agence.
Vos missions seront les suivantes :
Secrétariat / Coordination administrative
- Accueil des clients et visiteurs
- Gestion du standard, prise et transfert des appels
- Organisation des déplacements et des évènements
- Gestion du courrier et de documents divers
- Gestion et classement des documents contractuels
- Dépôt des attestations sociales et fiscales sur e-attestations
- Gestion des aspects logistiques liés aux besoins de l’équipe : fournitures, matériel, équipements
- Suivi des demandes liées au bon fonctionnement du système informatique
Appels d’offres
En étroite collaboration avec les dirigeants, le responsable des appels d’offres et l’Attachée de direction :
- Montage des groupements de maîtrise d’œuvre
- Constitution des dossiers administratifs et des références
- Dépôt en ligne des candidatures et des offres
Facturation
- Mise à jour et suivi du tableau de facturation
- Établissement, diffusion et dépôt des notes d’honoraires sur Chorus Pro
- Relance des impayés, en collaboration avec l’Attachée de direction
Suivi administratif des projets
- Suivi et diffusion des pièces contractuelles liées aux marchés : contrats, avenants, ordres de service
- Aide à la déclaration d’activité professionnelle d’assurance
Ressources humaines
- Démarches administratives et logistiques liées à l’embauche de salariés et/ou de stagiaires
- Démarches et suivi des formations professionnelles
Communication
- Mise à jour des références de l’agence
- Création de supports de présentation
Required profile
- Expérience confirmée sur un poste similaire, idéalement en agence d’architecture
- Rigueur, fiabilité et sens de l’organisation
- Capacité à gérer plusieurs missions simultanément
- Prise d’initiative, autonomie, adaptabilité et souplesse
- Très bonne maîtrise du Pack Office et InDesign
- Excellentes qualités rédactionnelles
- La maîtrise de l’anglais serait un plus
- Sens de la confidentialité et grande discrétion
- Excellent relationnel
- Esprit d’équipe et bonne humeur
Poste en CDI basé à Paris – Temps plein
Merci de postuler directement sur notre site en joignant votre CV (réf.1015798).