About
Cette agence d’architecture parisienne a été créée il y a plus de 30 ans, elle se compose de 2 associés et d’une cinquantaine de collaborateurs. L’agence travaille essentiellement sur des programmes d’équipements liés à l’enseignement, à la santé et à la sécurité et elle développe également des projets de logements collectifs et de bureaux.
Job description
Dans le cadre d’un remplacement, Archibat RH recherche:
Assistant Administratif (H/F)
En appui des responsables Administratif & Financier et des Ressources Humaines, l’Assistante administrative aura pour missions :
Secrétariat :
• Accueil des visiteurs : identifier leur demande et les orienter
• Standard téléphonique : redirection des appels vers le bon interlocuteur, appels en absence
• Gestion du courrier (mail et papier) : envoi, réception et diffusion en interne, classement, archivage, rédaction de courriers
• Réalisation des expéditions (Chronopost, coursier, La poste…)
• Organisation et réservation des voyages, déplacements, évènements des dirigeants (transports, hébergement …)
• Intendance quotidienne de l’agence : gestion des stocks et commandes des fournitures d’agence (papeterie, entretien et alimentaire)
• Diffusion d’informations auprès des collaborateurs sur le réseau interne de l’agence
Administration et comptabilité :
• Suivi administratif des contrats fournisseurs des consommables (numérisation, classement, archivage)
• Suivi et mise à jour du répertoire des contacts
• Assurer une veille sur les achats auprès de fournisseurs
• Préparation des pièces comptables pour transmission au comptable chaque mois, assistance à l’expert-comptable à la fin de l’année comptable
• Participation ponctuelle au montage des dossiers d’appels d’offres
• Organisation du démarrage administratif des concours, assistance et mise en forme du rendu administratif des concours
Ressources humaines :
• Préparation et suivi des notes de frais
• Préparation du dossier administratif des nouveaux arrivants
Required profile
Ce poste polyvalent et pivot nécessite rigueur, organisation et autonomie ; ainsi qu’une aisance relationnelle pour travailler en équipe et diffuser une image positive et dynamique de l’agence.
Une expérience sur un poste similaire (agence d’architecture, bureau d’étude …) et la maîtrise du vocabulaire professionnel inhérent aux activités du bâtiment serait appréciable.
Bonne maîtrise du Pack Office indispensable
Poste basé à Paris 12, à pourvoir immédiatement en CDD de 6 mois préalable au CDI aux 39 H / semaine.