About
Cette agence d’architecture parisienne compte une équipe multiculturelle d’une vingtaine de personnes. Elle réalise des missions de maîtrise d’oeuvre complètes pour une maîtrise d’ouvrage publique et privée. Elle conçoit en particulier des projets de lieux de travail liés aux transports aéroportuaires et ferroviaires: base aérienne, centre d’exploitation, aérogare, sites de maintenance, gares de métro, centres de formation…Les projets sont basés en France et à l’international.
Job description
Dans le cadre du développement de l’agence, ArchiBat RH recherche :
Un.e Assistant.e de Gestion et Administration
Rattaché à la Direction de l’agence, vous serez en contact quotidien avec l’ensemble des équipes de l’agence. Vos principales tâches seront les suivantes :
ACCUEIL :
– Accueil physique et accompagnement de visiteurs
– Gestion des appels téléphoniques
– Gestion du courrier entrant et sortant ; archivage / classement / scan
– Gestion des plis et colis au départ et à l’arrivée. Gestion des coursiers : commande de courses et réception
– Organisation des déplacements : taxi, restaurants, hôtels, billets d’avion et train, location de voitures
SERVICES GENERAUX :
– Gestion des fournitures bureautiques et commandes diverses-Suivi des stocks (eau, café, thé, produits de ménage…)
GESTION ET ADMINISTRATION :
– Mise à jour et suivi des éléments de facturation, relance clients, collecte des variables de paie.
-Interfaces avec le cabinet d’expertise comptable
-Suivi et accompagnement de la Direction sur les éventuelles expertises en cours / contentieux en cas de litige.
-Suivi et accompagnement de la Direction sur les dossiers relatifs aux assurances.
-Échanges avec les différents partenaires et clients de la société.
DOSSIER D’APPELS D’OFFRES :
– Suivi et accompagnement de la Direction ou des prestataires dédiés sur les dossiers des appels d’offres.
– Prise de contact avec les différents partenaires et gestion des échanges.
– Constitution des dossiers administratifs.
– Mise en forme et transmission des dossiers de candidature.
Required profile
Formation : Idéalement Bac + 2 en gestion/administration, communication.
Très bonne maîtrise du Pack Office, notions de la plateforme OOTI sera apprécié.
Vous disposez d’une expérience similaire dans une agence d’architecture ou en bureau d’études.
Bonne présentation/souriant (e) ; Rigoureux et méthodique ; Bon relationnel, capable de s’adapter aux différentes situations et de travailler en équipe.
Communication orale et écrite fluide, orthographe maîtrisée. Expérience souhaitée : 3 ans minimum.
Embauche immédiate à Paris 10, contrat et rémunération selon expérience et profil.
35 H / semaine, vendredi après-midi non travaillé, tickets restaurants, mutuelle et remboursement d’une partie des transports. Possibilité de prime exceptionnelle de fin d’année.