Assistant Administratif et Financier (H/F) – Architecture – Temps Partiel (4/5ème)

Dans le cadre du développement de l’agence, Archibat RH recherche :

Un.e Assistant.e Administratif.ve et Financier.e

Vos missions :

Comptabilité Clients et Fournisseurs
Etablissement et envoi des devis et des factures aux clients
Relances des paiements clients
Transmission des demandes de devis fournisseurs, réception des devis, vérification, mise en signature et envoi
Rapprochement bancaire et Transmission de l’état mensuel au comptable

Banque
Préparation de paiements
Gestion Mandat SEPA
Téléchargement et transmission des relevés/frais bancaires
Ajout et gestion des bénéficiaires

Secrétariat
Rédaction et envoi de courriers et mails à la demande des associés ou des collaborateurs
Préparation, assemblage de dossiers à la demande des associés
Prise d’appels pour la direction et retransmission des messages
Réservation ponctuelle d’hébergement de de transports pour déplacement professionnels des salariés
Gestion d’agendas ponctuelle pour les associés (réunions, déjeuners, etc)
Gestion des boites mails de contact
Gestion des agendas Outlook partagés concernant l’agence (Absence/Congés, Salles de réunion)
Accueil physique 

Administratif
Classement, archivage
Suivi des dossiers assurances (RC, décennale, locaux, etc)
Tenue des Kbis à jour des sociétés
Gestion des locaux de Paris, leurs fournitures et passages de commandes
Gestion des relations fournisseurs, Étude concurrentielle, sélection et négociation fournisseurs
Assistanat Technique pour l’entité Urbanité (affichage des PC et constats par huissier desdits affichages)

Ressources Humaines
Transmission d’information pour l’établissement des contrats de travail/avenants 
Demande d’affiliation Mutuelle/Prévoyance et gestion des dossiers
Inscription, gestion et suivi de la médecine du travail
Accueil et installation informatique des nouveaux collaborateurs
Etablissement des notes de frais des associés (et mise en règlement si besoin avant la paie)
Transmission mensuelle au comptable des éléments pour l’établissement des paies 
Vérification des fiches de paie et préparation des règlements

Candidatures
Mise à jour régulière de la bibliothèque des pièces pour les candidatures (pièces administratives,
références architecturales, …)
Participation au montage d’équipe (relation, communication avec BET, co-traitants, sous-traitants)
Gestion des dossiers administratifs des candidatures

OOTI (ERP)
Création de projets ou opportunités (infos projet, client et membres du projet) et mise à jour
Saisie de la facturation et des paiements client
Ajout nouveaux utilisateurs avec informations contractuelles, rôles et permissions
Validation des saisies d’heures des chefs de projet
Relance des chefs de projets pour la validation des saisies d’heures collaborateurs
Vérification de la saisie des congés et des NDFs collaborateurs

Communication interne, externe
Assistance ponctuelle à la chargée de communication pour l’organisation d’évènements, la
promotion du Groupe, et la communication interne et externe.